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Travel management : l’ère de l’externalisation

Forts de leur connaissance accrue du marché et pressés par le contexte économique, à partir des années 2000, les travel managers ont eu pour ambition de reprendre le contrôle sur la dépense relative aux déplacements professionnels. Pour mener à bien cette mission, ils se sont attelés à décomposer les coûts des différents fournisseurs et ainsi négocier chaque brique du travel management une à une pour obtenir une meilleure visibilité et des conditions financières plus attractives.
Néanmoins, en disséquant l’offre de chaque fournisseur et en multipliant les points d’entrée sur le marché, les travel managers ont donné naissance à un écosystème extrêmement complexe et technique dont la maîtrise devient de plus en plus compromise.

Pour piloter sa dépense, le travel manager doit dès lors se munir de plusieurs casquettes : celle de gestionnaire de voyages bien sûr, mais aussi celle de technicien, d’expert IT, de data scientist… Mais qui, en interne, aura les compétences correspondantes et saura s’adapter à chaque nouveau langage et chaque nouvelle technologie ? Qui pourra suivre la mise en place de nouvelles normes et assurer la conformité de l’offre ?

Si, pour l’entreprise, faire preuve d’agilité dans l’accomplissement de ses missions est un nouveau challenge, pour les fournisseurs, il a été question que de trouver des solutions alternatives pour s’adapter aux nouvelles contraintes des entreprises. C’est ainsi que l’on a pu observer une refonte de l’offre proposée via les GDS par exemple : fin de l’accès aux tarifs promotionnels, fin du full content, suppression de l’offre TER dans les outils, accès restreint aux acteurs de l’économie collaborative…

Face à cet écosystème, le voyageur d’affaires, habitué à la simplicité et à l’ergonomie des sites B to C, à l’attractivité de l’offre aussi bien en termes de contenu que de tarifs proposés, entre alors dans une zone d’inconfort et d’incompréhension. Pourquoi ne pourrait-il pas bénéficier de la même qualité de service dans le cadre de ses déplacements professionnels ?

Ces multiples questions soulèvent une problématique commune : comment simplifier le travel management au sein de l’entreprise ? En segmentant l’offre à outrance, les travel managers se sont-ils mis en danger ?

La question est légitime, mais il est urgent de saisir les opportunités qui se présentent pour accompagner le changement plutôt que de s’y opposer. A l’heure actuelle, n’est-il pas plus judicieux pour l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier et d’externaliser les tâches à moindre valeur ajoutée et forte complexité ?

Deux solutions s’offrent alors :
• Confier la mission à un expert externe qui disposera d’une forte expérience, de connaissances pointues et actualisées et de ressources dédiées ;
• Opter pour l’une des solutions « tout-en-un » que l’on voit émerger sur le marché. En regroupant agence de voyage, outil de réservation, gestion des notes de frais, elles permettront sans aucun doute de simplifier les process et de garantir une efficacité maximisée.

L’optimisation des coûts réside-t-elle dans la simplification et l’externalisation plutôt que dans la décomposition d’une chaîne complexe dont les acteurs sont finalement interdépendants ? C’est finalement la question que l’on peut poser aujourd’hui aux travel managers de demain.

Christophe Drezet 

Directeur de la BU Voyages et Déplacements – Associé EPSA

 



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