économies manquées

Acheteur et Travel Manager, comment tirer profit des économies manquées ?

Force est de constater qu’au fil des appels d’offres, nous nous efforçons de mettre sous contrôle la dépense relative aux déplacements professionnels jusqu’à atteindre des coûts agence de plus en plus bas. Au risque finalement de perdre en qualité de service et en transparence quant à la rémunération réelle des fournisseurs.

Mais dans le monde des achats et du travel management, toujours en quête de nouvelles pistes d’économies, ces dernières ne se trouvent-elles pas finalement chez vous et sous vos yeux ?

Au-delà de l’énergie consacrée à négocier les meilleures offres pour maîtriser les coûts, des opportunités se trouvent finalement à portée de main. Depuis des années, le suivi des économies manquées fait partie des rapports standards communiqués par les TMC mais ils restent bien trop souvent inexploités.

Après étude, diverses raisons expliquent pourquoi ces rapports ne sont pas utilisés à la hauteur de leur promesse et des informations qu’ils contiennent.

D’une manière générale, le reporting est au cœur des enjeux des acheteurs et travel managers et est à considérer comme une véritable aide de prise à la décision. Il ne détaille pas seulement la consommation voyages de l’entreprise mais fournit des données essentielles à la création de la politique voyages qui a pour but d’encadrer et d’améliorer le comportement des voyageurs tout en influant une réduction des coûts des déplacements.

L’un des reporting les plus demandés est celui relatif aux « économies manquées », qui détaille les économies supplémentaires qui auraient pu être réalisées si une réservation de vol avait été effectuée sur un vol moins cher, ou sur un type de billet moins flexible. Ces reporting se limitent généralement aux alternatives disponibles au moment de la réservation et capturent le coût d’un vol moins cher disponible ce jour-là, mais capturent rarement le prix de ce vol s’il avait été réservé 1, 2 ou même 3 semaines avant.

La standardisation de ces rapports est une limite à la prise de décision et ne viennent pas toujours se calquer sur les objectifs de l’entreprise. Lorsque nous devons répondre aux préoccupations des gestionnaires de voyages qui doivent réaliser des économies, nous soulignons généralement l’importance de réserver plus tôt, mais si nous sommes incapables de quantifier les économies réelles, nous sapons leurs tentatives de conduire une meilleure politique de réservation.

La seconde raison réside dans le comportement des voyageurs vis-à-vis de leur politique voyages. La majorité des voyageurs ont conscience des politiques voyages et budgétaires mais les connaissent mal ou les jugent parfois confuses entravant ainsi la conformité requise par ces dernières. La réduction des économies manquées est envisageable uniquement avec la collaboration des voyageurs dans le cadre du respect des règles préalablement définies.

Avec l’objectif de répondre aux deux problématiques citées ci-dessus, EPSA délivre une méthodologie s’articulant autour de 5 piliers. A vous désormais, Acheteur et Travel Manager d’élaborer et mettre en œuvre un plan d’actions de réduction des économies manquées.

1. Analyser les données pour identifier les services/directions responsables
Allez au de-là des rapports standards communiqués, déceler les cas récurrents de non-conformité et valoriser les enjeux.

2. Faire évoluer les rapports d’économies manquées, sa politique voyages et la communication aux voyageurs
Savoir challenger sa TMC dans la production de rapports en lien avec de nouveaux objectifs.
Savoir remettre en question sa politique voyages pour tendre vers de nouvelles règles.
Savoir faire évoluer sa communication aux voyageurs en impliquant sa TMC.

3. Responsabiliser les managers avec des informations simples, pertinentes en lien avec leurs objectifs
Savoir susciter une prise de conscience, rappeler et mettre en avant les enjeux de la politique voyages.

4. Communiquer individuellement aux voyageurs concernés
Personnalisez les communications et rappelez l’ensemble des enjeux au travers des objectifs financiers de sa direction et du respect de la politique voyages en vigueur.

5. Incentiver (gamification) en positivant la démarche
N’hésitez pas à recourir à la gamification. De nouvelles solutions arrivent sur le marché telle que EKOTRIP. L’objectif de ces solutions est de créer un changement psychologique chez le voyageur en l’incitant à dépenser l’argent de son entreprise comme le sien et de le récompenser lorsqu’il a un comportement vertueux.
Voici quelques façons dont vos voyageurs peuvent facilement réduire vos dépenses de voyages :
• Transport : économie vs classe affaires, fenêtre horaire moins chère, compagnies low cost ;
• Hébergement : catégorie d’hôtel inférieure, logement collaboratif ;
• Réservation : réservation anticipée, décaler la date initialement prévue.



Dernières actualités


business-travel-chine

Le business travel en Chine

Accoutumé à lire des articles sur les USA, un marché mature dans le monde des déplacements professionnels,…