Doit-on instaurer une politique événementielle ?

Au niveau des déplacements professionnels, la Politique voyages est devenue incontournable, évidente auprès de toutes les entreprises. Plus personne en interne ne doute de son utilité. La technologie permet cette meilleure acceptation sans même que les collaborateurs puissent la lire ! En effet, tous les caps y sont indiqués, les tarifs négociés chargés ainsi que toutes les mesures de sécurité. Seule l’adoption de l’utilisation de ce canal y est un challenge.

C’est alors tout à fait normal que les services Achats des entreprises, une fois la catégorie événementielle traitée, veulent se pencher sur la création d’une politique événementielle. Vous trouverez déjà très souvent une partie “événementielle”  dans la politique voyages pour cadrer les groupes puisqu’il y a toujours des passerelles avec des fournisseurs Travel : agences de voyages, compagnies aériennes, hébergement…
Il s’agit souvent de quelques lignes sur la sécurité, les process et essayer de mutualiser les différents contrats mis en place en y ajoutant le segment événementiel.

La création d’une politique événementielle reste donc la première étape pour implémenter une stratégie événementielle. 

Elles vont de pair donc oui, il faut instaurer une politique car elle permet de structurer et de statuer la stratégie mise en place. Elle récence les directives et les recommandations permettant aux organisateurs d’événements de pouvoir s’appuyer sur le document s’ils ne savent pas par qui passer et quels sont les process pour organiser un événement.
La politique doit couvrir toutes les étapes de la demande, la validation à la présentation des fournisseurs référencés : Venue Finder, agences événementielles… Sans oublier les points importants que sont la sécurité, les assurances et la partie RSE, sujets de plus en plus actuels au sein des entreprises. Le plus important est d’être le plus précis et compréhensible pour réussir à atteindre les résultats souhaités et l’approbation de la majorité.

L’instaurer oui mais, il ne faut pas oublier que l’événementiel touche à la fois tous les collaborateurs, assistantes et tous services mais surtout celui de la communication.

La cible est donc souvent des personnes créatives qui connaissent leur métier. Elles sont sensibles à du contenu et à trouver l’information rapidement. Afin d’avoir un meilleur taux d’adoption et que le change management se passe au mieux, il faut pouvoir présenter un document plus visuel et clair et souvent le terme « politique » est très mal perçu par ces créatifs et par la nouvelle génération. Rien que le mot « politique » ne favorise pas la lecture ! Qui de nos jours a envie de lire un “pavé” Word en noir et blanc ? Je caricature mais nous n’en sommes pas loin. Les collaborateurs ont besoin de trouver l’information au premier regard, ils n’ont pas besoin de tout lire mais uniquement de trouver ce dont ils ont besoin. Donc à bannir, les pavés écrits et favoriser schémas, images, photos et tout élément qui pourrait attirer le lecteur.

L’événementiel, en manque de technologie présente, ne peut s’appuyer sur celle-ci pour une meilleure adoption de la stratégie. 

En effet, la technologie événementielle s’est développée relativement tard comparée au corporate travel et au secteur hôtelier. Ceci pour la simple raison que l’organisation d’un événement est une tâche confiée historiquement aux agences événementielles de par son caractère singulier (chaque événement est différent) et complexe. On observe cependant qu’un seul segment est traité, la partie événement simple au travers des Venues Finder qui commence de plus en plus à mettre à disposition des outils performants permettant d’intégrer la politique événementielle ou l’applique en offline.

De par ce manque de technologie, peu importe sa forme ou son nom, il est donc capital de fournir un document aux collaborateurs afin qu’ils aient à disposition toutes les informations nécessaires. Cela, dans une moindre mesure, protège également l’entreprise en cas de risques. Sans ce document de communication, la stratégie événementielle n’a presque aucune chance d’être adoptée.

Christophe Drezet
Directeur de la BU Voyages et déplacements chez EPSA Group.



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