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L‘optimisation de vos voyages d’affaires

Le travel management nécessite une organisation rigoureuse et une bonne connaissance des modes de fonctionnement fournisseurs, pour tirer profit des opportunités offertes par le marché et acheter au mieux.

L’évolution constante des solutions, la restructuration permanente des acteurs, les changements de réglementations et la pression économique sont autant de facteurs impactant dans la gestion financière de cet important poste de dépense hors production.

La politique voyage de l’entreprise est aussi stratégique, elle concerne toutes les directions et doit correspondre aux attentes des collaborateurs, à la gestion des RH et à l’environnement commercial.

Faciliter les déplacements professionnels, c’est aussi faire bénéficier les voyageurs des innovations dans ce domaine, assurer leur sécurité, et les faire adhérer aux évolutions de process pour mener à bien un programme efficace.

Le pôle d’experts EPSA intervient sur l’ensemble de la chaine de valeur pour accompagner ses clients dans l’optimisation de ce périmètre. Audit de facturation, définition d’une stratégie, sourcing fournisseurs, simplification des process, BTO et procédures d’appels d’offres… tous les leviers sont activés pour vous accompagner dans la mise en place d’une politique de travel management rentable et pérenne.

Données clés

  • 1er acteur sur le marché
  • Plus de 300 références sur le sujet, 34 entreprises du CAC40
  • Une base de benchmark incomparable sur plus de 80 POS
  • Plus de 20 consultants dédiés
  • 2 milliards d’€ audités chaque année
  • Un secteur qui pèse plus de 35 milliards d’€ en France
  • Le budget voyages et déplacements représente entre 4 et 6% des achats
  • Des enjeux moyens de 12% constatés sur nos missions récentes (maximum 20%)
  • En moyenne 1€ investi chez EPSA rapporte 9€ d’économies chez nos clients.
MICE

Meeting, Incentive, Convention & Events

Des évènements au cœur des enjeux de communication de l’entreprise

Le marché du MICE englobe toutes les dépenses liées à l’organisation de séminaires, de congrès, de conventions et autres incentives.  Estimé en France à 8,2 milliards d’euros en 2015, c’est désormais un poste de dépense incontournable pour les entreprises qui ont besoin de fidéliser leurs clients, motiver leurs équipes, valoriser leur notoriété, renforcer leur image de marque et faire passer un message.

La stratégie événementielle à mettre en place doit être clairement définie pour atteindre les objectifs fixés. Une bonne coordination avec les prestataires extérieurs, comme les agences de communication, est essentielle pour organiser des projets créateurs de valeur au budget maîtrisé.

Les consultants EPSA s’intègrent au sein de votre organisation et accompagnent vos différents donneurs d’ordres dans la définition et l’implémentation de la stratégie MICE.

Ils connaissent parfaitement ce marché, ses axes d’innovation et ses acteurs, garantissant ainsi la maîtrise des risques contractuels inhérents à l’organisation d’événements.

Programme Hôtelier

Un choix stratégique pour contenir le budget voyages d’affaires de l’entreprise

L’optimisation des dépenses hôtelières est un véritable casse-tête pour les acheteurs et les travel managers. Face à la multiplicité des sources de données, la diversité des acteurs, la variété des tarifs, la mise en place d’un programme mesuré et solide devient complexe et chronophage.

L’externalisation de cet exercice, qui  ne se limite pas à la simple négociation du prix des chambres, peut s’avérer lucrative pour les multinationales comme pour les PME. Selon le profil et la culture de l’entreprise, un programme hôtels peut générer jusqu’à 30% d’économie.

Les consultants EPSA vous proposent un pilotage complet de vos actions intégrant : la collecte et la consolidation multi-sources des données, l’analyse et benchmark des offres, des recommandations stratégiques sur la couverture géographique de vos dépenses. Et aussi, la négociation des tarifs et des services proposés par les hôtels contractualisant des accords, à tarifs fixes ou dynamiques selon leur pertinence.

Programme Aérien

Les dépenses de transport aérien impactent le coût total des voyages d’affaires

Vecteurs de développement de l’entreprise, les voyages constituent cependant une source de dépense considérable qu’il convient d’encadrer et de rationnaliser pour réduire les frais généraux.

Challengé par les nouveaux entrants, les transporteurs low-cost notamment,  le marché aérien est en pleine mutation. Les attentes des voyageurs d’affaires ont changé et les compagnies ont revu leurs modèles économiques pour s’adapter à la nouvelle donne.

Dans ce contexte, l’analyse et la négociation des contrats corporate est un premier levier d’optimisation, mais de nombreuses pistes existent pour réduire le prix des billets d’avion  tout en préservant les services annexes, essentiels au confort des entrepreneurs qui voyagent.

L’élaboration d’un bon programme aérien repose sur la consolidation des données de consommation, l’élaboration d’une stratégie de référencement Air, la maîtrise des appels d’offres,  la valorisation des économies réalisées.

L’expertise d’EPSA détermine vos habitudes de consommation, identifie les compagnies aériennes les plus utilisées, les classes de réservation correspondant à votre politique voyage, votre typologie de trafic et routing… afin de vous proposer une stratégie achat  à la hauteur de vos ambitions et des attentes de vos collaborateurs.

Agence de voyages et outils de réservation

Des changements de processus utiles à la gestion de la mobilité professionnelle

Pour assurer un véritable pilotage de la dépense voyages d’affaires, des outils innovants existent sur ce marché, qui permettent de maîtriser la politique à mettre en place et d’accompagner les voyageurs, toujours plus connectés.

La clé de la réussite d’un programme stratégique repose cependant sur la conduite du changement et sur la communication nécessaire auprès des collaborateurs pour susciter leur adhésion. La définition de règles claires est essentielle pour la bonne utilisation des outils de réservation en ligne et pour une collaboration efficace avec les agences de voyages partenaires.

Sur un marché à la fois mature et en constante évolution, la qualité de service et la personnalisation des reportings sont des leviers qui font toute la différence dans l’amélioration de la satisfaction de l’utilisateur,  la maîtrise des coûts et l’optimisation des tarifs.

Les consultants EPSA accompagnent leurs clients dans la définition des besoins et le déploiement de solutions adaptées et innovantes. Ils travaillent sur les derniers modèles de rémunération imaginés par le marché, et proposent des stratégies sur-mesure cadrées selon le profil et la culture de votre entreprise.