MICE

L’événementiel, une catégorie achats ou prolongement du travel management ?

L’événementiel, c’est un peu le sujet à la mode. L’événementiel tout le monde veut en faire, tout le monde pense connaitre et savoir comment organiser un événement.

Alors oui, mais gérer la catégorie événementielle ?
Quand je pense que pour la plupart des entreprises, c’est un sujet qui n’est toujours pas traité ! Oui, c’est trop « cool » l’événementiel car c’est une catégorie qui parle à tout le monde, qui fait rêver mais pourtant, gérer la catégorie événementielle ce n’est pas de tout repos, tout simplement car il reste souvent tout à faire !

Si nous reprenons les chiffres du Baromètre du voyages d’affaires sorti en 2017 au salon IFTM Top résa, le MICE est de plus en plus sous la responsabilité des Travel Manager : 5% sur 1 an et + 12% depuis 2010.

On associe souvent les déplacements professionnels avec l’événementiel car ces deux catégories ont en commun la logistique : transport, hébergement… Et on se dit « génial, on va pouvoir mutualiser ! ». Alors oui, on peut effectivement augmenter son volume avec un fournisseur en mutualisant l’individuel et le groupe.

Mais soyons réalistes, un groupe ne peut être géré comme un individuel, on ne négocie pas les mêmes prestations et souvent les interlocuteurs sont différents.

Mais si seulement il n’y avait que ça…
L’événementiel, ce n’est pas que de la logistique. C’est aussi de la production, de la création, du contenu… Autant d’acteurs différents et variés qui demandent une réelle connaissance marché, qui est complètement différente du voyage d’affaires.
L’événementiel ne peut donc être traité comme le voyage d’affaires mais plutôt comme une catégorie d’achats à part entière. Toutes les entreprises ont toutes plus ou moins optimisées et encadrées leurs achats alors pourquoi pas l’événementiel ?

Alors qu’apportent les Achats à l’événementiel ?
Le service Achats se veut de consolider, rationaliser et optimiser les coûts ce qui permet :

– Une meilleure visibilité et un suivi de la dépense
La plupart des entreprises ne connaissent pas le montant de leurs dépenses événementielles de par la fragmentation du marché et la multiplicité des fournisseurs notamment. Les Achats permettent d’implémenter des process permettant de capturer et tracker la data liée à l’événementiel et de centraliser la gestion de la catégorie.

– Une meilleure gestion des risques
Qui dit meilleure visibilité et centralisation des demandes dit gestion des risques !
Risques liés à la Sécurité et Sureté et ainsi de prévenir contre toute potentielle crise car comme dans le voyage d’affaires, il s’agit d’une obligation de l’entreprise de connaitre où sont ses collaborateurs et de pouvoir les aider.
Mais la centralisation permet de pallier aux risques liées à l’image du groupe, les risques potentiels financiers et contractuels.

– Encadrement et suivi des fournisseurs
L’optimisation des coûts passe aussi par la recherche et la mise en place de fournisseurs pour répondre aux différents besoins des collaborateurs. La mise en place de contrats cadres avec les acteurs identifiés : agences événementielles, traiteurs… permet de structurer la relation, mesurer la performance du fournisseur et de bloquer des tarifs négociés (marges, taux jour/homme).

Le fait qu’on demande à de plus en plus de Travel Manager de s’occuper de l’événementiel est signe d’une prise de conscience des entreprises des enjeux et optimisations possibles. Alors à quand une gestion de la catégorie ?

Christophe Drezet
Directeur de la BU Voyages et Déplacements



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