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FrançaisLes achats reprographie
Comment optimiser les achats de reprographie au sein d'une organisation?
Nous revenons ce mois-ci sur une problématique achats assez récurrente dans les entreprises : la reprographie. Les recommandations de notre Newsletter datant d'Octobre 2008 à ce sujet sont encore d'actualité, mais il nous semble important de montrer d'autres aspects pour l'optimisation de cette famille de dépenses.
Certaines entreprises ont commencé à comprendre l'ampleur des dépenses d'impression qui peuvent représenter de 1 à 3% de leur CA. Elles ont parfois rationalisé le nombre et l'emplacement des machines et supprimé les imprimantes locales dédiées à un seul ordinateur pour les substituer à des systèmes multifonctions partagés. Les impressions couleurs coutant jusqu'à 10 fois plus cher qu'en noir et blanc, elles ont limité l'accès à la couleur. Cela se fait souvent en n'installant que des machines mono-couleur sur les ordinateurs de certains utilisateurs ou alors en paramétrant des sorties noir et blanc en automatique sur les drivers des machines en couleur.
On constate que le nombre d'impressions ne cesse d'augmenter dans le temps. Parmi les raisons possibles : l'accès à des quantités énormes d'informations sur internet, l'impression des mails, la facilité et la rapidité d'impression d'aujourd hui qui nous poussent parfois à réimprimer plusieurs fois le même document plutôt que de le rechercher parmi ses dossiers. Le papier est de plus en plus cher, principalement pour des raisons de hausse de la demande sur le marché et de coût de l'énergie pour le produire.
Pour ces raisons il faut recourir à d'autres solutions que celles mentionnées ci-dessus afin d'obtenir des gains bien plus importants. Il s'agit des logiciels dits « de stratégie d impression » ou « de gestion des impressions ». Il y en a plusieurs sur le marché et ils peuvent être proposés directement par les fabricants de machines (Easyflow, SafeCom, Equitrac, Watchdog, Uniflow, )
Ce type de logiciels est installé sur le serveur d impression de l'entreprise auquel toutes les machines sont connectées en réseau.
A la nécessité de réduire ses coûts, il s'ajoute de plus en plus souvent celle de réduire son empreinte environnementale et ce type de logiciels a plusieurs fonctionnalités qui vont dans ce sens.
Tracking des impressions et des copies
Une fonction de base des logiciels de gestion d'impression est celle de contrôler et comptabiliser toutes les impressions, les photocopies, les scans et les fax de chaque utilisateur. Ainsi l'entreprise peut affecter les coûts de reprographie aux différents centres de coût ce qui motivera d'avantage les utilisateurs à imprimer d une façon plus responsable. Les entreprises qui refacturent les frais à leur clients (par exemple les grands cabinets d'avocats) pourront finalement le faire aussi pour ce genre de frais. Grâce à ces statistiques détaillées, les entreprises peuvent mieux décrire leur besoin lors d'appels d offres sur les machines et en optimiser le nombre, les caractéristiques techniques et leur emplacement. On pourra identifier les machines sous-utilisées et celles sur-utilisées pour améliorer la productivité du parc sur lequel on aurait déjà investi. On pourra, par exemple, relocaliser une imprimante peu performante sur-utilisée avec une éventuelle machine plus performante d'un service qui ne l'exploite pas suffisamment. Un parc bien équilibré permet de réduire les files d'attente, de réduire les pannes et le temps perdu à cause de celles-ci.
Afin que les photocopies soient comptabilisées, il est nécessaire de demander aux utilisateurs de s'identifier auprès de la machine. Cela peut se faire en tapant un code alphanumérique sur le clavier de la machine ou, encore plus simplement, en passant un badge (généralement le même qu'ils utilisent pour rentrer dans le bâtiment ou pour payer à la cantine).
A partir des pages produites, selon le logiciel de gestion d'impression choisi et selon le type de fonctionnalités implémentées, on peut connaitre, au total ou par utilisateur, l'énergie électrique consommée, les émissions d'équivalent CO² provoquées, le nombre d'arbres abattus. Il s'agit de données sur lesquelles les utilisateurs sont de plus en plus sensibles et qui peuvent être utilisées pour argumenter d'éventuels changements en termes de politique d'impression.
Gestion des droits d'impression
Pour limiter l'accès à la couleur, certaines entreprises installaient des machines uniquement en noir et blanc à certains employés et devaient parfois positionner des machines en couleur juste à coté pour d'autres utilisateurs. Cela n'est plus nécessaire et on peut donc déjà réaliser des économies en réduisant le nombre de machines.
En effet, il est désormais possible d'établir des règles d'impression par employé ou par métier. Ainsi on peut définir le nombre d'impressions ou de copies autorisées par personne, le nombre de pages en couleurs, la quantité de documents recto uniquement au lieu du recto/verso, les nombre d'A3 plutôt que des A4, la taille maximale d un tirage
Le logiciel de gestion d'impression sera le garant du respect de ces règles. En comptabilisant le travail de chacun, il peut soit bloquer, soit alerter l'utilisateur lorsqu'il dépasse les barèmes fixés ou s'il essaye de lancer des travaux pour lesquels il n a pas les droits. Les règles peuvent aussi varier selon le type de document à imprimer : par exemple, on peut sélectionner automatiquement le mode noir et blanc pour les courriels
Re-routage des impressions
Ces logiciels peuvent aussi renvoyer certains travaux sur des machines où l'impression coûterait moins chère. Cette fonctionnalité est généralement déployée dans les entreprises ayant un Centre de Reprographie Déporté (CRD) où elles disposent de machines particulièrement rapides et adaptées aux gros volumes. Ainsi, quand l'utilisateur lance 50 copies (cela n'est qu'un exemple car les barèmes sont complètement paramétrables), il peut recevoir un pop-up ou un e-mail qui lui signale que l'impression sera réalisée au CRD au lieu des imprimantes en libre service.
Généralement les utilisateurs lambda n ont pas libre accès aux machines du centre de reprographie car il s'agit de machines plus complexes à utiliser et bien plus onéreuses. Pour donner toutes les instructions nécessaires au CRD sur la façon dont le document doit être imprimé et façonné, le logiciel de gestion d'impression peut leur permettre de remplir des bons d'impression ou « Job Tickets ».
Le follow me
Devoir s'identifier sur les machines peut être aperçu comme une contrainte par certains utilisateurs mais lui apporte par contre d autres avantages avec de réels bénéfices pour l'entreprise :
Plus de besoin d'attendre qu'une machine se libère pour récupérer ses impressions ;
Réaffectation automatique des imprimantes en cas de panne, ce qui garantit aux utilisateurs une meilleure disponibilité des machines ;
Garantie de confidentialité pour les impressions sensibles.
En effet, les logiciels de gestion d'impression peuvent apporter la fonctionnalité dite de « Follow-me » (Suis moi), ce qui permet de libérer ses impressions sur n'importe quelle machine. Par exemple, si on doit descendre à l'étage inférieur pour une réunion, on lance l'impression et on s'identifie sur une machine de cet étage, les impressions sortent alors sur cette machine.
Il n'est plus nécessaire de disposer de machines dédiées pour les services qui traitent des dossiers particulièrement sensibles ou confidentiels comme les ressources humaines, la direction générale ou la R&D. Avec ce système, les impressions sortent seulement quand on arrive sur la machine et que l'on s'identifie.
Au moment de l'identification, l'utilisateur accède à la queue d'impression, c'est-à-dire la liste des travaux en attente. Il clique sur l'impression qui l'intéresse et c'est parti ! Au même titre, il peut effacer les impressions qu'il a lancées par erreur. Combien de fois avez-vous lancé des impressions avant de spécifier d'imprimer en couleur ou en recto/verso, en mode photo ou encore de se limiter à certaines pages plutôt que le document tout entier ?
Il arrive aussi souvent qu'on lance l'impression d'un document sans aller le chercher car finalement il n'était pas important. Vous pouvez paramétrer le logiciel afin qu'il efface en fin de journée tous les documents non récupérés.
Le follow-me permet donc de réduire le gaspillage. Il est facile de réduire ainsi le nombre d'impression de 15%.
Conclusion
Ce genre de solution devrait intéresser la plupart des entreprises ayant plusieurs appareils multifonctions. Nous aimerions mentionner les coûts de ces solutions, les économies qu'elles peuvent dégager et leur retour sur investissement mais cela varie énormément d'un cas à l'autre dans la mesure où les économies dépendent principalement des habitudes d impression des utilisateurs. Elles peuvent aller de 15% pour des utilisateurs plutôt responsables et bien encadrés, jusqu'à plus de 40% pour les entreprises qui n'ont pas encore pris suffisamment de mesures de contrôle. Les logiciels peuvent coûter de 10 000 à 40 000 selon les développeurs, le nombre de modules installés, le nombre de serveurs, de MFP (Multi Function Printer) et d'utilisateurs. Pour calculer un ROI à l'avance il faut d'abord auditer les habitudes d'impression des utilisateurs, évaluer ses besoins et effectuer une analyse fonctionnelle pour déterminer les modules nécessaires.
Nous revenons ce mois-ci sur une problématique achats assez récurrente dans les entreprises : la reprographie. Les recommandations de notre Newsletter datant d'Octobre 2008 à ce sujet sont encore d'actualité, mais il nous semble important de montrer d'autres aspects pour l'optimisation de cette famille de dépenses.
Certaines entreprises ont commencé à comprendre l'ampleur des dépenses d'impression qui peuvent représenter de 1 à 3% de leur CA. Elles ont parfois rationalisé le nombre et l'emplacement des machines et supprimé les imprimantes locales dédiées à un seul ordinateur pour les substituer à des systèmes multifonctions partagés. Les impressions couleurs coutant jusqu'à 10 fois plus cher qu'en noir et blanc, elles ont limité l'accès à la couleur. Cela se fait souvent en n'installant que des machines mono-couleur sur les ordinateurs de certains utilisateurs ou alors en paramétrant des sorties noir et blanc en automatique sur les drivers des machines en couleur.
On constate que le nombre d'impressions ne cesse d'augmenter dans le temps. Parmi les raisons possibles : l'accès à des quantités énormes d'informations sur internet, l'impression des mails, la facilité et la rapidité d'impression d'aujourd hui qui nous poussent parfois à réimprimer plusieurs fois le même document plutôt que de le rechercher parmi ses dossiers. Le papier est de plus en plus cher, principalement pour des raisons de hausse de la demande sur le marché et de coût de l'énergie pour le produire.
Pour ces raisons il faut recourir à d'autres solutions que celles mentionnées ci-dessus afin d'obtenir des gains bien plus importants. Il s'agit des logiciels dits « de stratégie d impression » ou « de gestion des impressions ». Il y en a plusieurs sur le marché et ils peuvent être proposés directement par les fabricants de machines (Easyflow, SafeCom, Equitrac, Watchdog, Uniflow, )
Ce type de logiciels est installé sur le serveur d impression de l'entreprise auquel toutes les machines sont connectées en réseau.
A la nécessité de réduire ses coûts, il s'ajoute de plus en plus souvent celle de réduire son empreinte environnementale et ce type de logiciels a plusieurs fonctionnalités qui vont dans ce sens.
Tracking des impressions et des copies
Une fonction de base des logiciels de gestion d'impression est celle de contrôler et comptabiliser toutes les impressions, les photocopies, les scans et les fax de chaque utilisateur. Ainsi l'entreprise peut affecter les coûts de reprographie aux différents centres de coût ce qui motivera d'avantage les utilisateurs à imprimer d une façon plus responsable. Les entreprises qui refacturent les frais à leur clients (par exemple les grands cabinets d'avocats) pourront finalement le faire aussi pour ce genre de frais. Grâce à ces statistiques détaillées, les entreprises peuvent mieux décrire leur besoin lors d'appels d offres sur les machines et en optimiser le nombre, les caractéristiques techniques et leur emplacement. On pourra identifier les machines sous-utilisées et celles sur-utilisées pour améliorer la productivité du parc sur lequel on aurait déjà investi. On pourra, par exemple, relocaliser une imprimante peu performante sur-utilisée avec une éventuelle machine plus performante d'un service qui ne l'exploite pas suffisamment. Un parc bien équilibré permet de réduire les files d'attente, de réduire les pannes et le temps perdu à cause de celles-ci.
Afin que les photocopies soient comptabilisées, il est nécessaire de demander aux utilisateurs de s'identifier auprès de la machine. Cela peut se faire en tapant un code alphanumérique sur le clavier de la machine ou, encore plus simplement, en passant un badge (généralement le même qu'ils utilisent pour rentrer dans le bâtiment ou pour payer à la cantine).
A partir des pages produites, selon le logiciel de gestion d'impression choisi et selon le type de fonctionnalités implémentées, on peut connaitre, au total ou par utilisateur, l'énergie électrique consommée, les émissions d'équivalent CO² provoquées, le nombre d'arbres abattus. Il s'agit de données sur lesquelles les utilisateurs sont de plus en plus sensibles et qui peuvent être utilisées pour argumenter d'éventuels changements en termes de politique d'impression.
Gestion des droits d'impression
Pour limiter l'accès à la couleur, certaines entreprises installaient des machines uniquement en noir et blanc à certains employés et devaient parfois positionner des machines en couleur juste à coté pour d'autres utilisateurs. Cela n'est plus nécessaire et on peut donc déjà réaliser des économies en réduisant le nombre de machines.
En effet, il est désormais possible d'établir des règles d'impression par employé ou par métier. Ainsi on peut définir le nombre d'impressions ou de copies autorisées par personne, le nombre de pages en couleurs, la quantité de documents recto uniquement au lieu du recto/verso, les nombre d'A3 plutôt que des A4, la taille maximale d un tirage
Le logiciel de gestion d'impression sera le garant du respect de ces règles. En comptabilisant le travail de chacun, il peut soit bloquer, soit alerter l'utilisateur lorsqu'il dépasse les barèmes fixés ou s'il essaye de lancer des travaux pour lesquels il n a pas les droits. Les règles peuvent aussi varier selon le type de document à imprimer : par exemple, on peut sélectionner automatiquement le mode noir et blanc pour les courriels
Re-routage des impressions
Ces logiciels peuvent aussi renvoyer certains travaux sur des machines où l'impression coûterait moins chère. Cette fonctionnalité est généralement déployée dans les entreprises ayant un Centre de Reprographie Déporté (CRD) où elles disposent de machines particulièrement rapides et adaptées aux gros volumes. Ainsi, quand l'utilisateur lance 50 copies (cela n'est qu'un exemple car les barèmes sont complètement paramétrables), il peut recevoir un pop-up ou un e-mail qui lui signale que l'impression sera réalisée au CRD au lieu des imprimantes en libre service.
Généralement les utilisateurs lambda n ont pas libre accès aux machines du centre de reprographie car il s'agit de machines plus complexes à utiliser et bien plus onéreuses. Pour donner toutes les instructions nécessaires au CRD sur la façon dont le document doit être imprimé et façonné, le logiciel de gestion d'impression peut leur permettre de remplir des bons d'impression ou « Job Tickets ».
Le follow me
Devoir s'identifier sur les machines peut être aperçu comme une contrainte par certains utilisateurs mais lui apporte par contre d autres avantages avec de réels bénéfices pour l'entreprise :
Plus de besoin d'attendre qu'une machine se libère pour récupérer ses impressions ;
Réaffectation automatique des imprimantes en cas de panne, ce qui garantit aux utilisateurs une meilleure disponibilité des machines ;
Garantie de confidentialité pour les impressions sensibles.
En effet, les logiciels de gestion d'impression peuvent apporter la fonctionnalité dite de « Follow-me » (Suis moi), ce qui permet de libérer ses impressions sur n'importe quelle machine. Par exemple, si on doit descendre à l'étage inférieur pour une réunion, on lance l'impression et on s'identifie sur une machine de cet étage, les impressions sortent alors sur cette machine.
Il n'est plus nécessaire de disposer de machines dédiées pour les services qui traitent des dossiers particulièrement sensibles ou confidentiels comme les ressources humaines, la direction générale ou la R&D. Avec ce système, les impressions sortent seulement quand on arrive sur la machine et que l'on s'identifie.
Au moment de l'identification, l'utilisateur accède à la queue d'impression, c'est-à-dire la liste des travaux en attente. Il clique sur l'impression qui l'intéresse et c'est parti ! Au même titre, il peut effacer les impressions qu'il a lancées par erreur. Combien de fois avez-vous lancé des impressions avant de spécifier d'imprimer en couleur ou en recto/verso, en mode photo ou encore de se limiter à certaines pages plutôt que le document tout entier ?
Il arrive aussi souvent qu'on lance l'impression d'un document sans aller le chercher car finalement il n'était pas important. Vous pouvez paramétrer le logiciel afin qu'il efface en fin de journée tous les documents non récupérés.
Le follow-me permet donc de réduire le gaspillage. Il est facile de réduire ainsi le nombre d'impression de 15%.
Conclusion
Ce genre de solution devrait intéresser la plupart des entreprises ayant plusieurs appareils multifonctions. Nous aimerions mentionner les coûts de ces solutions, les économies qu'elles peuvent dégager et leur retour sur investissement mais cela varie énormément d'un cas à l'autre dans la mesure où les économies dépendent principalement des habitudes d impression des utilisateurs. Elles peuvent aller de 15% pour des utilisateurs plutôt responsables et bien encadrés, jusqu'à plus de 40% pour les entreprises qui n'ont pas encore pris suffisamment de mesures de contrôle. Les logiciels peuvent coûter de 10 000 à 40 000 selon les développeurs, le nombre de modules installés, le nombre de serveurs, de MFP (Multi Function Printer) et d'utilisateurs. Pour calculer un ROI à l'avance il faut d'abord auditer les habitudes d'impression des utilisateurs, évaluer ses besoins et effectuer une analyse fonctionnelle pour déterminer les modules nécessaires.
