Les achats de papier

Comment optimiser vos achats de papier reprographique ? 

Nous avons choisi d'orienter cette newsletter sur une catégorie d'achats souvent peu considérée par les directions achats. La famille « papier reprographique » apparaît souvent comme peu stratégique et est parfois gérée directement par les services généraux.

Il faut cependant noter, qu'avec une action achat ciblée, cette famille peut générer des économies allant jusqu'à 25% !

En ces temps de crise économique, les entreprises recherchent des pistes d'optimisation importantes et rapidement applicables. Si vos dépenses de papier  ne sont pas encore contrôlées par votre service achats, c'est le moment d'y penser!

Cette newsletter permettra de faire un focus sur les leviers d'achats et les bonnes pratiques associées à ces dépenses.

 Le papier reprographique

 Le papier est, de loin, le premier consommable des bureaux : cartons et papiers représentent 70 à 85 % du tonnage des déchets générés par les entreprises ! Paradoxalement, l'essor de l'informatique et du courrier électronique s'est traduit par une augmentation de la consommation de papier à usage interne. En effet, les courriels, documents de travail et autres informations recherchées sur Internet sont bien souvent imprimés plutôt que d'être lus sur l'écran de l'ordinateur.

 La consommation de papier en France atteint aujourd'hui 70 à 85 kg de papier par employé de bureau et par an (soit près de trois ramettes par mois !)

Quelques entreprises sont conscientes de l'augmentation de ces chiffres et mettent en place des politiques de réduction de la consommation de papier. On y distingue deux enjeux : l'un économique et l'autre écologique.  En effet, après la problématique « réduction des coûts » la consommation de papier pose tout de suite celle du « respect de l'environnement ».  On remarque que près de deux tiers des entreprises affirment qu'elles tiennent compte de l'environnement quand elles choisissent une marque de papier¹.

Ces politiques ont comme objectifs le changement des habitudes de consommation des collaborateurs. Pour un taux d'adoption optimal, un plan de communication en interne sur l'application de ces bonnes pratiques est donc à prévoir.

Les bonnes pratiques de la consommation de papier en termes économique et environnementale

• Réduire votre consommation de papier :
  

 - labels européens

La meilleure solution pour alléger votre empreinte écologique, et à cette occasion faire des économies, est tout simplement de réduire votre consommation de papier. La mesure la plus simple à mettre en oeuvre consiste à choisir un grammage de papier inférieur : Utiliser un papier de 70 g/m² au lieu de 80 g/m² permet de diminuer votre consommation de 14%, pour un rendu qualitatif quasi-identique.

• Utiliser du papier à filtre recyclée :
  

- labels internationaux

Le papier recyclé est désormais techniquement au point. Ses caractéristiques (texture, opacité, densité, souplesse,...) sont comparables à celles des papiers issus de pâtes vierges. De plus, son bilan énergétique et écologique est plus favorable. En effet, la fabrication à base de papier recyclé nécessite environ 2 fois moins d'énergie, 5 fois moins d'eau et émet 2 fois moins de CO2 que pour le papier issu de fibres vierges.

• Utiliser du papier certifié FSC ou PEFC :
  

Pour certains types de papiers, les produits recyclés sont rares, voire inexistants. Si trop de pâte à papier provient encore de sources mal gérées voire illégales, de nombreuses sont gérées de manière responsable. Votre priorité est de vous assurer de la bonne gestion de la forêt dont est issu le papier que vous achetez. Pour cela, les labels (FSC : Forest Stewardship Council / PEFC : Pan European Forest Certification) vous garantissent un papier issu de forêts gérées durablement.

• Utiliser du papier non blanchi ou sans chlore :
  

La décoloration de la pâte à papier avec du chlore ou des produits chlorés rejette de dangereux dérivés du chlore que l'on appelle AOX (composés organiques halogénés) dans les eaux usées des usines. Ces substances sont très toxiques et non-dégradables. C'est pourquoi, il est important de choisir un papier non traité (non blanchi ou blanchi sans chlore) qui répond à vos besoins.

Nos recommandations pour une gestion optimisée de vos dépenses de papier reprographique

Généralement, trois critères principaux interviennent dans le choix d'une marque de papier : le prix, le rapport qualité/prix, les qualités propres du papier. Le prix reste donc le premier critère d'achat de papier dans les entreprises françaises².

• L'identification de critères techniques pertinents :
  

D'autres critères techniques sont importants pour séléctionner le papier le plus approprié à vos besoins. En voici quelques uns :

- Grammage, mesurable en grammes/m² (information présente dans la fiche du produit). C'est la caractéristique technique la plus importante d'un papier, le grammage standard reste le 80 g/m² (pour un usage bureautique), même si l'usage du 70 g/m² tend à se développer.

- Blancheur, mesurable en indice CIE (information présente dans la fiche du produit). Plus le chiffre est élevé, plus le papier sera blanc.

- Opacité, mesurable en pourcentage (information présente dans la fiche du produit). Plus le pourcentage tend vers 100, plus le papier sera opaque.

- Epaisseur, mesurable en microns (information présente dans la fiche du produit). Plus le chiffre est élevé, plus le papier sera épais.

- Passage en machine. Il arrive que certains papiers soient incompatibles avec des machines de reprographie, d'où l'importance de prévoir une phase de test en interne sur vos machines.

• Une bonne visibilité sur vos consommations :

Avant la mise en concurrence du marché, il est important d'avoir une bonne visibilité de son volume global de dépense. Cette étape n'est pas toujours évidente étant donné que l'achat de papier est très diffus au sein de vos entreprises. Cet élément permettra par la suite de négocier au mieux le prix de votre papier.

C'est pourquoi il faut insister auprès de vos fournisseurs (distributeurs ou fabricants) pour qu'ils vous fournissent un reporting détaillé de vos consommations : C'est même un élément à préciser dans votre cahier des charges !

• La rationalisation du panel de vos références de papiers :

En ayant une bonne visibilité sur ses consommations, il est alors possible de rationaliser le panel de ses papiers en ce concentrant sur les réels besoins de l'entreprise.

Le service qui achète du papier jaune en a-t-il une utilité réelle ? Pourquoi ce service utilise du papier 100 g alors que les autres sont passés au papier 80 g ?

Pour uniformiser les achats de papier au sein de votre entreprise, il est important de prendre en compte la totalité des besoins de chaque direction, et d'intégrer le (les) papier(s) nécessaire(s) à votre panel de référence. Une fois cette opération effectuée, n'oubliez pas de communiquer à votre fournisseur ainsi qu'à vos collaborateurs, les références identifiées dans votre panel !

• La mise en concurrence régulière :
  

Pour pouvoir négocier des prix intéressants sur ce marché, il est recommandé de remettre en concurrence le fournisseur régulièrement. Il est avéré que même avec un prix indexé sur l'indice Papargus (indice de référence du coût de la pâte à papier en France), le prix en vigueur est toujours plus cher qu'après la remise en concurrence du marché.

La mise en place d'un groupe d'un groupe de projet avec des interlocuteurs identifiés :
Une des difficultés principales de la gestion de cette famille d'achat réside dans le fait que l'acheteur n'a pas de client interne à proprement parler, étant donné que tous vos collaborateurs sont des utilisateurs du papier. Dans une démarche d'optimisation de la famille et de sa mise en concurrence régulière, il est important d'identifier des collaborateurs qui seront des contacts privilégiés de l'acheteur pour cette catégorie (ex : responsable atelier reprographique, responsable communication, responsable développement durable...). C'est avec la collaboration de ces interlocuteurs que l'acheteur pilotera sa famille d'une  façon optimale. Il pourra par exemple, organiser des groupes de travail pour diffuser les bonnes pratiques identifiées pour la réduction de la consommation de papier ; travailler sur un cahier des charges pour une prochaine remise en concurrence, ou encore mettre en place une politique de consommation du papier au sein de l'entreprise...

• L'organisation d'enchères inversées :

Cette famille d'achats, comme toute famille d'achats catalogables, a une typologie idéale pour une négociation en enchères inversées. En effet, après avoir défini l'ensemble des critères de sélection, les lots de papiers peuvent être gérés en enchères inversées. Les fournisseurs  sur ce marché commencent à être habitués à ce mode de fonctionnement et n'y opposent plus de réticence importante.  L'organisation d'enchères inversées permet un gain immédiat pouvant aller jusqu'à 10% par rapport au prix préalablement annoncés !

Conclusion : Quel lien avec le fournituriste ?

Aujourd'hui, la majorité des entreprises ne font pas de distinction dans la gestion de la famille papier et fourniture de bureaux : le papier entre dans la catégorie des fournitures de bureau, et est donc traité via le fournituriste.

Cependant, pour les entreprises ayant un volume d'achat important sur cette famille, la bonne pratique identifiée sur le marché est de la traiter séparément des fournitures de bureau. Le but étant de créer une vraie relation partenariale avec son distributeur de papier pour se concentrer sur les leviers d'optimisation propres à l'achat de papier. Après ce focus sur l'achat de papier, la prochaine newsletter mettra en évidence  les pistes d'optimisation de la famille fourniture de bureau.

 ¹ et ² Etude réalisée par le fabricant Double A auprès de 500 entreprises françaises

 EPSA, Cabinet de conseil expert en achat hors production