VMS

Le Vendor Management System : une solution digitale pour optimiser et sécuriser la gestion de vos ressources humaines externes

D’après une étude de Staffing Industry Analysts (SIA), organisme de recherche et de conseil en RH, les entreprises ne connaissent pas bien leurs employés. Et elles comprennent encore moins leurs ressources non salariées !

Pourtant, ces dernières sont en pleine croissance, avec notamment un marché d’honoraires en forte progression de 40% depuis 2010 et plus de 800 000 freelances en France actuellement.

Les ressources externes représentent en moyenne 16% des effectifs des entreprises (avec des pics à 50% dans certaines entreprises) : il s’agit donc d’une minorité significative, qui interagit au quotidien avec les équipes salariées et qui participe à de nombreux projets stratégiques.

Avoir une vision globale des talents est essentiel pour les organisations.

Comment arbitrer entre une ressource interne ou une ressource externe dans l’allocation des talents ? Comment gérer les besoins des différents départements, selon les projets, les enjeux, les urgences ? Quelles sont les ressources humaines externes présentes dans l’entreprise ? Qu’y font-elles ? Combien coûtent-elles ? Dans l’univers des ressources humaines, parmi la multitude d’acronymes existants (RPO, HRO MSP, etc…), le terme VMS est celui qui apportent des réponses à ces questions tout en surfant sur la révolution digitale.

Qu’est ce qu’un VMS ?

Un VMS (Vendor Management System) est une technologie, et en l’occurrence une plateforme online dédiée à la gestion globale des prestataires externes d’une entreprise.

Il administre l’ensemble des processus de recrutement et de dépenses, de l’expression des besoins aux indicateurs de performance, en passant par la validation des candidatures et des bordereaux d’heures, et est capable de s’adresser à tous types de ressources : intérim, forfait, assistance technique, conseil, freelance, centre de services…
De nombreux avantages en perspective 

Une fois déployée, de nombreux avantages sont rapidement constatés au sein des entreprises :

  • une meilleure visibilité (via l’extraction de reportings sur les dépenses)
  • une réduction des couts (via la rationalisation des fournisseurs, le contrôle des couts, l’accélération et la simplification des processus interne de recrutement)
  • une meilleure compliance (grâce au suivi des ressources externes, la digitalisation des processus achat et à l’accès aux documents correspondants tels que les contrats de mise à disposition, les factures, …)
  • une meilleure gestion des risques (en paramétrant des alertes liées aux risques de requalification des ressources externes par exemple)
  • l’amélioration des performances des fournisseurs (grâce à un système d’évaluation régulier)

De plus, avec des économies rapidement faites estimées entre 3 et 15% et un cout compris entre 0,5 à 0,8% calculé sur les dépenses y transitant, les VMS offrent un ROI vite atteint, notamment pour les grandes structures.

Un avenir prometteur

Sur un marché en pleine croissance (+20% en 2015 par rapport à 2014), les fournisseurs de VMS foisonnent.

Certains outils sont affiliés à des ERP (Provade avec Oracle), d’autres à des agences d’intérim et des Managed Service Providers (DCR Workforce, ProUnlimited, Econometrix ou encore Agile 1).

Néanmoins, 2 acteurs se partagent plus de la moitié du marché : Fieldglass (appartenant à SAP) et Beeline (qui a récemment acquis le N°3 du marché et travaille en partenariat avec Pixid, l’outil VMS le plus répandu en France).

Dans un contexte d’évolution des modes de vie et de l’emploi, d’Uberisation, d’économie collaborative, ou même d’auto-entreprenariat, il est essentiel pour les entreprises de se tenir prêtes afin de faire face à la multiplication des formes d’emplois et à l’augmentation de la flexibilité.

Le VMS, outil calibré pour apporter toujours plus de solutions dans ce domaine, a vraisemblablement un avenir prometteur devant lui.

Laurent Chasle
Consultant Achats – Expert Ressources Humaines 

 



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