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FrançaisExternalisation des achats
Editorial
Comme vous le savez désormais, EPSA consacre une newsletter mensuelle à des grands thèmes de l'actualité des achats hors production. Ce mois ci, nous avons décidé de mettre un coup de projecteur sur les solutions d'externalisation de la fonction achat hors production et sur les possibilités qu'ont les entreprises et organisations des secteurs privés et publics à faire appel à des compétences externes et ce pour plusieurs raisons :
D'une part, ce sujet inspiré du concept Anglo Saxon encore peu développé de l'«external ressources management» est dans l'air du temps; il n'est donc pas rare d'entendre des réflexions sur ce sujet dans les clubs ou les réseaux d'acheteurs.
D'autre part, nous avons divers retours d'expériences et «success stories» à vous témoigner suite au déploiement de la solution EPSA Procur'Team.
Ainsi, au cours de cette édition consacrée à l'externationalisation de ressources achats hors production, nous vous proposons d'aborder différentes problématiques :
- A quel stade les directions achats en sont-elles en matière de réflexion sur les solutions d'accompagnement extérieur?
- Quelle perception les directions achats ont-elles de l'externalisation? S'agit-il d'un concept à la mode ou d'une réelle opportunité?
- Comment EPSA, au travers de sa solution Procur'team vous permet de répondre à vos problématiques achat et vous aide à trouver le «monton à cinq pattes» !
Maturité des organisations vis-à-vis des solutions d'accompagnement extérieur
Nos différentes expériences nous ont amené à considérer trois catégories d'entreprises ayant des besoins réels de conseils ou d'externalisation partielle voire totale de la fonction achats hors production :
La première catégorie rassemble celles qui n'ont pas encore de fonction achats hors production car les rares occasions où une réflexion aura été menée, l'aspect non stratégique de ces achats n'aura pas suscité matière à action. Ce très faible niveau de maturité, nous le rencontrons sur le marché, même si toutefois nous pouvons noter que quelques opérations embryonnaires ont commencé à voir le jour mais le plus souvent sur des sujets triviaux. Ces entreprises sont généralement intéressées par des offres de cabinets spécialisés en achat qui leur permettent de bénéficier immédiatement d'une expertise métier (méthodologie, observatoire du marché, connaissance des meilleures pratiques). Cet accompagnement prend alors la forme de mission de conseil opérationnel «classique», développé par EPSA depuis sa création.
La deuxième concerne celles qui ont déjà une organisation achats hors production, mais dont la multiplicité des sites, souvent autonomes, engendre des difficultés à décliner les bonnes pratiques à un niveau plus global. Ces entreprises peuvent avoir d'excellents accords cadres, mais qui ne sont finalement que rarement appliqués à l'ensemble du groupe (site, entité, succursale, filiale,...). Dans ce cas, les entreprises ont besoin d'une équipe clé en mains pour remette à plat les dysfonctionnements ou incohérences qui ont pu être identifiés. Elles peuvent alors confier cette action à une aide extérieure pour agir en tant que coordinateur des missions achats du groupe tout en bénéficiant d'un regard extérieur indépendant. Il s'agit ici de mettre en place des actions de déploiement nécessitant des compétences en conduite du changement, ces actions étant appuyées par un plan de communication adapté.
La troisième catégorie rassemble celles qui ont une fonction achats hors production très mature, généralement constituées d'équipes importantes. La problématique de ces sociétés n'est pas de réaliser rapidement des économies, puisqu'elles ont déjà définis des objectifs clairs et ont déterminé le suivi des objectifs correspondant, mais en revanche d'identifier les gains restants à conquérir tout en élevant la fonction d'acheteur au rôle de pilote et/ou de gestionnaire de la bonne application des contrats et accords conclus. Cette fonction de pilotage peut alors, sur des périmètres à plus faible enjeu, être partiellement ou intégralement externalisée auprès de sociétés expertes. Nous retrouvons ce cas de figure chez EPSA où des fonctions telles que celle du Travel Management ne sont pas toujours justifiées sur des périmètres budgétaires où la direction achat n'a pas souhaité dédier une ressource. Notre rôle consistera à mettre en musique l'ensemble de l'information disponible sur les voyages professionnels à partir d'indicateurs synthétiques de performance et d'interpréter les résultats des actions opérationnelles sur ce poste en matière d'achat et de consommation, mais aussi d'accompagner la direction achat dans ses négociations avec ses principaux fournisseurs, notamment les compagnies aériennes, la SNCF,...
Pour conclure sur cette première partie, citons comme exemple le principe du «nez dans le guidon», avec pour conséquences des équipes internes qui n'ont pas toujours le recul suffisant pour identifier et appréhender la création de valeur. Dans le contexte de crise actuel, nous constatons une tendance nette des directions achat à multiplier les objectifs opérationnels, ayant pour conséquence une difficulté à définir les priorités et une surcharge de travail pour les équipes en place, entrainant une réelle perte d'efficacité... et parfois aussi de motivation des équipes achat.
L'externalisation est elle un concept à la mode ou réelle opportunité?
Alors que la maîtrise des dépenses constitue désormais une ligne d'action stratégique à tous les niveaux de l'entreprise, peu disposent à la fois de l'expertise, des ressources et de l'infrastructure nécessaires pour gérer toutes les dépenses engagées par l'organisation. Nous pouvons également noter que les contraintes de ressources et de budget rendent plus difficile la réalisation des objectifs d'économies. La pression ainsi exercée sur les départements achats s'en ressent d'autant plus, et ce à différentes strates de l'entreprise. Dans ce contexte, l'externalisation trouve une place de choix comme une alternative envisageable.
Par ailleurs, nous constatons que lorsqu'il est demandé aux directeurs achats d'indiquer les catégories de dépenses les plus susceptibles d'être externalisées, les frais de voyages professionnels ressortent en première position, suivis de près par les achats de matériel informatique et par les achats sur catalogue (fourniture de bureau, mobilier,...).
Enfin, la rationalisation de panels fournisseurs et la simplification des processus de gestion ressortent également des activités mentionnées par les responsables achats lorsqu'ils sont interrogés sur le choix d'externaliser les activités achats.
Vous l'aurez compris, les achats hors production ne relèvent pas du champ de compétences essentielles des entreprises et organisations. En ayant recours à l'externalisation, les entreprises investissent également dans une multi-expertise, l'objectif étant in fine d'obtenir des retombées rapides et tangibles sur les résultats financiers.
En résumé, on dénombre 5 grandes raisons ?
- Améliorer la productivité de la fonction achats
- Bénéficier des avantages d'un back office expert, de solutions métiers, d'une méthodologie,….
- Profiter d'une flexibilité en matière de temps, de ressource et de compétence
- Couvrir des périmètres achats plus vastes et peu appréhendés
- Proposer aux acheteurs de travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
Comment EPSA, au travers de sa solution Procur'team vous permet de répondre à vos problématiques achat et vous aide à trouver le «monton à cinq pattes»!
Il faut bien admettre que dans notre métier d'acheteurs, la recherche d'un profil polyvalent, bénéficiant d'une expertise avérée et disponible immédiatement n'est pas chose aisée ! Fort de ce constat et afin de répondre à une demande de plus en plus persistante, nous nous sommes assis autour d'une table, notre plume à la main, et vous avons écouté.
De la récolte de vos doléances et de nos retours d'expériences est née la solution EPSAProcur'Team. Cette solution originale s'est inspirée du modèle des sociétés de services informatiques en matière de délégation de personnel, d'intérim management et de management de transition (mutation, évolution, départ en congés maternité,...) et selon trois grandes notions :
- La conduite de projet achat hors production en assistance à maitrise d'ouvrage, en déployant une équipe pluridisciplinaire coordonnée et pilotée par un pivot opérationnel expert.
- La gestion de transition demandant une flexibilité et une rapidité de déploiement opérationnel qui permet à chaque entreprise et organisation de bénéficier de l'expertise, de la compétence et des ressources dont elle a besoin au moment opportun sans impacter la masse salariale. Tous les responsables achat sont confrontés à ces situations au quotidien : départs en congé maternité, arrêts de travail, mutations, et bien d'autres situations qui nécessitent une réelle flexibilité. La mise en place d'une externalisation de ressources dans le cadre de ces situations quotidiennes permet non seulement de répondre à un besoin opérationnel, mais également d'apporter une vision nouvelle avec un contenu enrichi, issu de l'expérience de la ressource EPSA Procur'team.
- La gestion du changement pour assurer un déploiement efficace et une adhésion forte d'une nouvelle organisation et/ou d'un nouvel outil. Cette étape s'appuie sur une démarche pédagogique forte, orchestrée à partir de cessions de formation et d'information internes et externes, permettant de garantir le succès d'opérations achats en valorisant les nouveaux processus ainsi que la nouvelle organisation.
Voici de façon schématique notre conception d'un accompagnement expert au format d'une régie achat :
En conclusion
Il existe donc aujourd'hui de réelles opportunités de bénéficier d'accompagnement expert, cet accompagenement pouvat se décliner selon différents niveaux opértionnels. EPSA s'inscrit bien évidement dans cette démarche en vous proposant tout un panel de solutions en matière de conseil opérationnel, de formation (intra et/ou inter) et de délégation en système de régie. La force du concept EPSA Procur'team est non seulement de mettre à disposition la ressource la plus adaptée au besoin de ses clients et de leur environnement interne, mais surtout d'adosser les méthodes développées par le cabinet et les bases de données de benchmark, ainsi qu'un pilotage de ressources par les experts EPSA en soutien du management par l'entreprise. Si cette thématique achats fait partie de votre actualité, vous pourrez trouver quelques illustrations complémentaires sur ce sujet au travers de notre site http://www.epsagroupe.com/
Comme vous le savez désormais, EPSA consacre une newsletter mensuelle à des grands thèmes de l'actualité des achats hors production. Ce mois ci, nous avons décidé de mettre un coup de projecteur sur les solutions d'externalisation de la fonction achat hors production et sur les possibilités qu'ont les entreprises et organisations des secteurs privés et publics à faire appel à des compétences externes et ce pour plusieurs raisons :
D'une part, ce sujet inspiré du concept Anglo Saxon encore peu développé de l'«external ressources management» est dans l'air du temps; il n'est donc pas rare d'entendre des réflexions sur ce sujet dans les clubs ou les réseaux d'acheteurs.
D'autre part, nous avons divers retours d'expériences et «success stories» à vous témoigner suite au déploiement de la solution EPSA Procur'Team.
Ainsi, au cours de cette édition consacrée à l'externationalisation de ressources achats hors production, nous vous proposons d'aborder différentes problématiques :
- A quel stade les directions achats en sont-elles en matière de réflexion sur les solutions d'accompagnement extérieur?
- Quelle perception les directions achats ont-elles de l'externalisation? S'agit-il d'un concept à la mode ou d'une réelle opportunité?
- Comment EPSA, au travers de sa solution Procur'team vous permet de répondre à vos problématiques achat et vous aide à trouver le «monton à cinq pattes» !
Maturité des organisations vis-à-vis des solutions d'accompagnement extérieur
Nos différentes expériences nous ont amené à considérer trois catégories d'entreprises ayant des besoins réels de conseils ou d'externalisation partielle voire totale de la fonction achats hors production :
La première catégorie rassemble celles qui n'ont pas encore de fonction achats hors production car les rares occasions où une réflexion aura été menée, l'aspect non stratégique de ces achats n'aura pas suscité matière à action. Ce très faible niveau de maturité, nous le rencontrons sur le marché, même si toutefois nous pouvons noter que quelques opérations embryonnaires ont commencé à voir le jour mais le plus souvent sur des sujets triviaux. Ces entreprises sont généralement intéressées par des offres de cabinets spécialisés en achat qui leur permettent de bénéficier immédiatement d'une expertise métier (méthodologie, observatoire du marché, connaissance des meilleures pratiques). Cet accompagnement prend alors la forme de mission de conseil opérationnel «classique», développé par EPSA depuis sa création.
La deuxième concerne celles qui ont déjà une organisation achats hors production, mais dont la multiplicité des sites, souvent autonomes, engendre des difficultés à décliner les bonnes pratiques à un niveau plus global. Ces entreprises peuvent avoir d'excellents accords cadres, mais qui ne sont finalement que rarement appliqués à l'ensemble du groupe (site, entité, succursale, filiale,...). Dans ce cas, les entreprises ont besoin d'une équipe clé en mains pour remette à plat les dysfonctionnements ou incohérences qui ont pu être identifiés. Elles peuvent alors confier cette action à une aide extérieure pour agir en tant que coordinateur des missions achats du groupe tout en bénéficiant d'un regard extérieur indépendant. Il s'agit ici de mettre en place des actions de déploiement nécessitant des compétences en conduite du changement, ces actions étant appuyées par un plan de communication adapté.
La troisième catégorie rassemble celles qui ont une fonction achats hors production très mature, généralement constituées d'équipes importantes. La problématique de ces sociétés n'est pas de réaliser rapidement des économies, puisqu'elles ont déjà définis des objectifs clairs et ont déterminé le suivi des objectifs correspondant, mais en revanche d'identifier les gains restants à conquérir tout en élevant la fonction d'acheteur au rôle de pilote et/ou de gestionnaire de la bonne application des contrats et accords conclus. Cette fonction de pilotage peut alors, sur des périmètres à plus faible enjeu, être partiellement ou intégralement externalisée auprès de sociétés expertes. Nous retrouvons ce cas de figure chez EPSA où des fonctions telles que celle du Travel Management ne sont pas toujours justifiées sur des périmètres budgétaires où la direction achat n'a pas souhaité dédier une ressource. Notre rôle consistera à mettre en musique l'ensemble de l'information disponible sur les voyages professionnels à partir d'indicateurs synthétiques de performance et d'interpréter les résultats des actions opérationnelles sur ce poste en matière d'achat et de consommation, mais aussi d'accompagner la direction achat dans ses négociations avec ses principaux fournisseurs, notamment les compagnies aériennes, la SNCF,...
Pour conclure sur cette première partie, citons comme exemple le principe du «nez dans le guidon», avec pour conséquences des équipes internes qui n'ont pas toujours le recul suffisant pour identifier et appréhender la création de valeur. Dans le contexte de crise actuel, nous constatons une tendance nette des directions achat à multiplier les objectifs opérationnels, ayant pour conséquence une difficulté à définir les priorités et une surcharge de travail pour les équipes en place, entrainant une réelle perte d'efficacité... et parfois aussi de motivation des équipes achat.
L'externalisation est elle un concept à la mode ou réelle opportunité?
Alors que la maîtrise des dépenses constitue désormais une ligne d'action stratégique à tous les niveaux de l'entreprise, peu disposent à la fois de l'expertise, des ressources et de l'infrastructure nécessaires pour gérer toutes les dépenses engagées par l'organisation. Nous pouvons également noter que les contraintes de ressources et de budget rendent plus difficile la réalisation des objectifs d'économies. La pression ainsi exercée sur les départements achats s'en ressent d'autant plus, et ce à différentes strates de l'entreprise. Dans ce contexte, l'externalisation trouve une place de choix comme une alternative envisageable.
Par ailleurs, nous constatons que lorsqu'il est demandé aux directeurs achats d'indiquer les catégories de dépenses les plus susceptibles d'être externalisées, les frais de voyages professionnels ressortent en première position, suivis de près par les achats de matériel informatique et par les achats sur catalogue (fourniture de bureau, mobilier,...).
Enfin, la rationalisation de panels fournisseurs et la simplification des processus de gestion ressortent également des activités mentionnées par les responsables achats lorsqu'ils sont interrogés sur le choix d'externaliser les activités achats.
Vous l'aurez compris, les achats hors production ne relèvent pas du champ de compétences essentielles des entreprises et organisations. En ayant recours à l'externalisation, les entreprises investissent également dans une multi-expertise, l'objectif étant in fine d'obtenir des retombées rapides et tangibles sur les résultats financiers.
En résumé, on dénombre 5 grandes raisons ?
- Améliorer la productivité de la fonction achats
- Bénéficier des avantages d'un back office expert, de solutions métiers, d'une méthodologie,….
- Profiter d'une flexibilité en matière de temps, de ressource et de compétence
- Couvrir des périmètres achats plus vastes et peu appréhendés
- Proposer aux acheteurs de travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
Comment EPSA, au travers de sa solution Procur'team vous permet de répondre à vos problématiques achat et vous aide à trouver le «monton à cinq pattes»!
Il faut bien admettre que dans notre métier d'acheteurs, la recherche d'un profil polyvalent, bénéficiant d'une expertise avérée et disponible immédiatement n'est pas chose aisée ! Fort de ce constat et afin de répondre à une demande de plus en plus persistante, nous nous sommes assis autour d'une table, notre plume à la main, et vous avons écouté.
De la récolte de vos doléances et de nos retours d'expériences est née la solution EPSAProcur'Team. Cette solution originale s'est inspirée du modèle des sociétés de services informatiques en matière de délégation de personnel, d'intérim management et de management de transition (mutation, évolution, départ en congés maternité,...) et selon trois grandes notions :
- La conduite de projet achat hors production en assistance à maitrise d'ouvrage, en déployant une équipe pluridisciplinaire coordonnée et pilotée par un pivot opérationnel expert.
- La gestion de transition demandant une flexibilité et une rapidité de déploiement opérationnel qui permet à chaque entreprise et organisation de bénéficier de l'expertise, de la compétence et des ressources dont elle a besoin au moment opportun sans impacter la masse salariale. Tous les responsables achat sont confrontés à ces situations au quotidien : départs en congé maternité, arrêts de travail, mutations, et bien d'autres situations qui nécessitent une réelle flexibilité. La mise en place d'une externalisation de ressources dans le cadre de ces situations quotidiennes permet non seulement de répondre à un besoin opérationnel, mais également d'apporter une vision nouvelle avec un contenu enrichi, issu de l'expérience de la ressource EPSA Procur'team.
- La gestion du changement pour assurer un déploiement efficace et une adhésion forte d'une nouvelle organisation et/ou d'un nouvel outil. Cette étape s'appuie sur une démarche pédagogique forte, orchestrée à partir de cessions de formation et d'information internes et externes, permettant de garantir le succès d'opérations achats en valorisant les nouveaux processus ainsi que la nouvelle organisation.
Voici de façon schématique notre conception d'un accompagnement expert au format d'une régie achat :
En conclusion
Il existe donc aujourd'hui de réelles opportunités de bénéficier d'accompagnement expert, cet accompagenement pouvat se décliner selon différents niveaux opértionnels. EPSA s'inscrit bien évidement dans cette démarche en vous proposant tout un panel de solutions en matière de conseil opérationnel, de formation (intra et/ou inter) et de délégation en système de régie. La force du concept EPSA Procur'team est non seulement de mettre à disposition la ressource la plus adaptée au besoin de ses clients et de leur environnement interne, mais surtout d'adosser les méthodes développées par le cabinet et les bases de données de benchmark, ainsi qu'un pilotage de ressources par les experts EPSA en soutien du management par l'entreprise. Si cette thématique achats fait partie de votre actualité, vous pourrez trouver quelques illustrations complémentaires sur ce sujet au travers de notre site http://www.epsagroupe.com/
