MICE à l'ère du digital

Chronique EPSA : Le MICE à l’ère du tout digital

Je le souligne souvent dans le cadre de ces chroniques, l’engouement des Français pour les nouvelles technologies est de plus en plus fort. On peut le mesurer aux succès des salons tels que le CES de Las Vegas ou encore le salon Vivatech à Paris. Selon une étude Deloitte de 2015, 70% des Français ont déjà fait le choix du smartphone, ce qui représente plus de 900 millions d’utilisations par jour. Et aujourd’hui, les mobiles ont pénétré le domaine du MICE avec de nouvelles applications. Elles bouleversent l’expérience des clients ou des participants en changeant de façon disruptive une communication jusqu’à alors majoritairement descendante.

Quelles sont les utilisations possibles et les enjeux pour les entreprises?

Il en existe des dizaines telles que les quizz, social wall, vote, nuage de mots, agendas personnalisés, check in online…
On distingue plusieurs temps d’utilisation de ces outils : avant, pendant et après l’événement.
Il existe différentes utilisations des applications : recruter de nouveaux clients, mettre en place l’événement, enregistrer les participants, accueillir les participants, gérer des agendas personnalisés, donner de l’information pratique, animer la réunion, interagir avec sa cible ou son audience, mesurer la satisfaction des participants…

Les avantages de ses outils sont nombreux : faciliter l’organisation, améliorer sa visibilité, favoriser le networking, enrichir l’expérience du visiteur, fédérer une communauté par les réseaux sociaux, permettre de recueillir des impressions. L’outil peut engager les participants au-delà de l’évènement.

Les applications les plus plébiscitées par les organisateurs sont celles qui sont les plus simples et efficaces. Nul besoin de sophistication en la matière.
Quelles soient natives, web ou encore hybrides, ces applications nécessitent que les participants soient équipés de smartphone (iOS d’Apple ou Android en très large majorité). Ces outils peuvent être utilisés telles que définies par leur créateur ou personnalisées ; la plupart pouvant être utilisées en marque blanche et donc personnalisées totalement à votre événement.

Les modèles tarifaires sont variés mais on distingue quelques postes récurrents :
– La facturation au nombre de participants. Attention certaines sociétés facturent au « participant enregistré » et d’autres au « participant confirmé ».
– La facturation pour la mise en place de l’outil de base.
– La facturation pour accompagnement (mise en place graphique, accompagnement le jour J)
– On pourra ensuite acheter des modules supplémentaires pour ajouter des fonctionnalités.
– Licence annuelle ou ponctuelle

La mise en place d’une infrastructure technique est nécessaire notamment pour le wifi. L’organisateur devra s’assurer de la capacité de la bande passante du WIFI ; des bornes de renfort pourront être ajoutées si besoin. Il devra également s’assurer au travers de tests IT que la sécurité des données diffusées soit suffisante et maximale afin d’éviter le piratage.

Enfin, l’utilisation ne sera maximale que si l’organisateur a, au préalable, adapté l’utilisation de ces outils à sa cible et prévu une communication adaptée. Il sera nécessaire d’anticiper l’intégration de ces outils dans son agenda et de prévoir du contenu adapté et pertinent.

Le marché évoluant à toute allure, les fonctionnalités et utilisation sont en perpétuel renouvellement. A vous de trouver la plus adaptée et n’oubliez pas une règle d’or : le digital doit toujours être au service de votre discours et non l’inverse !

Christophe DREZET
Associé EPSA – Directeur de la BU Voyages & Déplacements

Retrouvez cet article sur : Déplacements pros



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