Achats de prestations intellectuelles

Editorial

Dans le contexte actuel de réduction de coûts global mis en uvre au sein des entreprises, de nouvelles familles d'achat traditionnellement gérées en dehors de la direction achat sont maintenant mises sous contrôle de façon progressive. Les prestations intellectuelles font partie de cette démarche, et nous dédions donc cette édition à ce sujet.

Le terme «prestations intellectuelles» peut être interprété différemment en fonction du contexte; nous entendons par là en général tous les services qui font l'objet d'honoraires : parmi ces services on peut citer par exemple les prestations des cabinets de conseil, de recrutement ou d'avocats.

Nous constatons que cette famille de dépenses est rarement confiée aux services achats. En effet les autres services préfèrent travailler avec des prestataires de confiance afin de réduire les risques de mauvaises surprises et l aspect prix est généralement moins important. Il s'agit d'un domaine où les décisions sont souvent prises sur des critères subjectifs et pas toujours totalement rationnels.

Pourtant les méthodes achats peuvent y être appliquées comme pour toutes les autres famillesde dépenses : il existe un besoin plus ou moins défini et, par manque de ressources ou d'expertise, il est décidé de le sous-traiter. Mais à qui et dans quelles conditions? Les techniques d'analyse du besoin, de sourcing et de négociation contractuelle peuvent être exploitées.


Etablir un cahier des charges précis et bien dimensionné.

Il est important de passer le temps nécessaire pour définir clairement son besoin et les livrables attendus. Cette étape peut parfois donner l impression de perdre du temps. En réalité on l'investit certainement de manière rentable. Il arrive trop souvent que malgré des débuts prometteurs, les rapports de travail avec le prestataire se dégradent à cause de malentendus sur ses propres attentes.

Pourtant, dans la majorité des cas, la démarche achat se résume à faire des entretiens avec un ou plusieurs prestataires afin de leur expliquer oralement le besoin (c'est ce qu'on appelle couramment «le brief oral»). Par la suite, ces sont les prestataires eux-mêmes qui résument dans leurs propositions commerciales leur compréhension du besoin du client, avec parfois des touches d'originalité!

Nous déconseillons cette pratique car :

Elle ne permet pas de gagner du temps. On pourrait le croire car on n'a pas à se mettre autour d'une table pour formaliser son besoin mais on doit cependant passer autant de temps, voire plus, pour l'expliquer aux prestataires potentiels.

Elle pousse pour cette raison à ne contacter qu'un minimum de prestataires, réduisant ainsi les avantages de la mise en concurrence et risquant de passer à côté de prestataires plus compétitifs ;

Elle permet aux prestataires d'influencer le client sur ses attentes afin de lui vendre un service dont il n'a pas forcément besoin ;

Elle risque de provoquer une communication hétérogène avec les prestataires «briefés» en oubliant d insister sur certaines informations particulières que nous devrions communiquer. Selon la forme employée pour présenter son besoin, on peut mettre en valeur des aspects différents de ce besoin, ce qui influera sur la proposition des prestataires. De plus, pendant les briefs, chaque prestataire peut poser des questions différentes et ainsi se voir livrer des informations que les autres vont très certainement négliger.

Elle complique par conséquent la comparaison des propositions commerciales reçues.

Une bonne définition du besoin par écrit, facilitera non seulement la mise en concurrence et le travail des acheteurs, mais permettra aussi de définir les objectifs du projet, de mesurer les résultats du prestataire et d'éviter tous litiges possibles sur ses honoraires en évitant une perte de temps et d'argent conséquente.


Sourcing et référencement.

Comment trouver des prestataires compétents et sérieux pour mener à bien son projet?

Généralement les clients internes connaissent déjà un certain nombre de prestataires de confiance, soit parce qu ils ont déjà travaillé avec eux, soit parce qu ils ont eu de bonnes remontées de la part de collègues, soit parce qu'ils ont été prospectés par des professionnels qui ont su être particulièrement convaincants.

Ces prestataires son bien évidement à contacter mais ils ne doivent pas être les seuls.

Les services achats les plus avancés dans ce domaine référencent continuellement les meilleurs prestataires afin d'être en mesure de proposer les meilleurs aux clients internes dès que ceux-ci en manifesteraient le besoin.

Les acheteurs de prestations intellectuelles sont continuellement prospectés par de nombreuses sociétés qui leur proposent leurs services. Au lieu de subir l'inventivité commerciale de chaque prestataire, il est pertinent de leur demander de répondre à des questionnaires selon un format unique dans l'optique d'avoir des réponses que l'on peut comparer.

Par exemple, on peut demander des informations telles que :

1. Si le projet était confidentiel, signeriez-vous un accord de non-divulgation ?

2. Consentiriez-vous à ne pas travailler avec un concurrent sur un projet semblable ?

3. Qui sont vos clients ?

4. Combien de clients avez-vous ?

5. Quel est votre CA (afin d'évaluer le pourcentage du CA qu'on représenterait pour lui)?

6. Combien de salariés comptez-vous ?

7. Depuis combien de temps êtes-vous en activité ?

8. Avez-vous travaillé sur un projet qui a conduit à un échec? Quelle a été la raison de cet échec?

9 . Avez-vous travaillé sur un projet qui a conduit à un succès? Quelle a été la raison de ce succès?


Cette liste est purement indicative ; elle est loin d'être exhaustive d'autant plus qu'elle doit aussi être complétée par des questions propres aux domaines d'intervention du prestataire : par exemple, pour des consultants développeurs de programmes informatiques, on pourrait s'interroger sur la propriété des codes du programme (quand l'entreprise en est propriétaire, elle a le droit de les modifier par la suite sans solliciter le prestataire).

Ce travail n'est pas anodin dans la mesure où, au delà d'identifier les bonnes questions, il faut décider comment traiter les réponses et trouver des moyens pour s'assurer que les réponses soient facilement analysables : en effet, avant de short-lister un nombre restreint de prestataires, il est souhaitable de devoir analyser les réponses de plusieurs dizaines de prestataires. Imaginez le temps que cela prendrait de devoir noter les prestataires sur, par exemple, la partie de CA qu'on représenterait chez lui (voir question 5 ci-dessus) avec des réponses du type : «100 M », «£78.000.000», «moins de 100 M », «plus que l année dernière» C'est toujours surprenant de voir comment des simples questions peuvent être interprétées différemment d'un prestataire à un autre quand on leur laisse la possibilité de répondre sans devoir respecter un format bien précis.

Si l'on tient compte du fait qu'il faille référencer et classifier les prestataires des nombreux domaines d'intervention et que toutes ces informations évoluent dans le temps, ce travail devient assez laborieux si l'on veut que le référencement soit efficace et à jour.

De façon concrète lorsque nous intervenons chez nos clients et pour faciliter le référencement nous avons développé des applications Excel :
 

Avant de se lancer avec un prestataire pour la première fois, il est souhaitable de lui demander des références. Certains prestataires sont parfois réticents à les communiquer. C'est pourquoi cela devrait être demandé directement dans le formulaire de référencement en expliquant le caractère rédhibitoire de cette réponse.

Il ne faut pas hésiter à appeler les contacts ainsi obtenus. On pourrait être tenté de sauter cette étape en s'attendant à des réponses consensuelles de la part d'anciens clients satisfaits ou intéressés à promouvoir le prestataire : en réalité ce n'est pas le cas, et il est ainsi possible de recueillir des informations importantes et objectives. Par exemple on pourrait demander:

· Qu'est ce qui a été le plus difficile dans le travail quotidien avec le consultant?

· Combien de temps prenait le suivi et le management du consultant?

· Qu'avez-vous le plus apprécié pendant la mission?

· Comment conseilleriez-vous de travailler avec le consultant?

· Travaillerez-vous à nouveau avec le prestataire?


Negociation et pricing.

Les techniques de négociation achat sont également applicables aux achats de prestationsintellectuelles. Coté prix, il faut simplement identifier les particularités de ce domaine avant même de lancer la consultation.

On peut demander des devis par forfait, mais dans la mesure du possible il faut plutôt obtenir les coûts journaliers selon les types d'intervenants (consultant junior, senior, chef de mission, associé, etc.) et la charge de travail prévue pour chacun en nombre de jours. Pour connaitre ce chiffre, il faut bien écouter les estimations du client interne et les justifications des différents prestataires en concurrence. Cette dernière source peut être utilisée pour récupérer des benchmarks sur les taux journaliers et la typologie de profil proposée selon les actions prévues. Solliciter un senior pour les tâches les plus faciles est inutile!

Pour les cabinets d'avocats il est d'usage de demander les coûts horaires selon la même logique.

Les devis par forfait peuvent être demandés sur des services plus standards tels que les validations de contrats avec des avocats ou les honoraires de recrutement avec des chasseurs de têtes : pour ces derniers, les forfaits sont généralement des pourcentages des salaires du profil recruté.

S'il y a des coûts matériels il faudra alors les distinguer des coûts de prestationsintellectuelles proprement dits. Pour des prestations du type de conception de documents publicitaires, on pourra éventuellement demander des coûts à la page, surtout si le nombre de pages n'est pas encore défini. Les coûts des premiers tirages devront alors être demandés à part.

Au niveau leviers de négociations, on n'évoquera que l'effet volume, car les autres sont soit en commun avec n'importe quelle famille d'achats, soit dépendent du contexte de la prestation. Il est souvent difficile de prévoir les besoins futurs en prestations intellectuelles; cela empêche l'engagement avec un prestataire ou le fait de lui promettre des nouvelles missions pour le convaincre de baisser ses prix. Par contre, il est possible de s'accorder sur des ristournes selon le chiffre d'affaires réalisé avec lui. Demandez des ristournes de fin d'année sous forme de chèque (ou transfert bancaire) ou sous forme d'avoir si vous êtes surs de devoir travailler avec le prestataire dans le futur. Dans ce cas, les pourcentages de ristourne doivent être plus conséquents qu'en cas de chèque.

Dès le moment des négociations il faut bien visualiser les conséquences d'un imprévu car cela peut engendrer des coûts non négligeables. Il faut prévoir des pénalités et idéalement aussi des bonus afin de motiver le prestataire à donner son maximum (par exemple un pourcentage des gains obtenus). Pour ce faire et comme pour toute autre famille d'achat, il faut identifier des indicateurs qui permettent de mesurer les résultats du prestataire. Si cette option n'est pas retenue, une façon efficace de réduire le risque de mauvaises surprises reste de prévoir des réunions périodiques de suivi à la fin de chaque étape clé du projet.


Conclusion

Si la démarche achat n'est traditionnellement pas appliquée à toute ou partie des achats intégrés dans la notion de prestations intellectuelles, nous constatons qu'elle se systématise et que les enjeux associés sont réels. Au cours de nos missions, nous avons constaté des économies de 10 à 30%, selon le domaine d'activité. Lorsque les prestationssont très spécifiques, les prestataires sont moins nombreux et les gains potentiels sont plus faibles que dans le cas de prestations génériques, telles que les cabinets de recrutement où un gain de 30% est tout à fait atteignable. Au-delà de ces gains, certains sont moins quantifiables mais néanmoins importants, notamment lorsqu il s'agit de sécurisation de la relation, gestion de la propriété intellectuelle, engagements sur résultats,